Ein Unternehmen der IT-Branche sah sich zahlreichen komplexen Herausforderungen gegenüber, um sich in seiner Sparte am Markt zu behaupten und zukunftsfähig aufzustellen.
Voraussetzung dafür ist u.a. ein kreatives, die Idee unterstützendes Team, das vertrauensvoll den Veränderungsprozess mitträgt und mit Kraft und Energie für die gemeinsame Sache brennt, trotz des momentanen Umbruchs, einer finanziell angespannten Situation und kürzlich erfahrener struktureller und personeller Veränderungen im Unternehmen.
Fokus für die Zukunft ist mithin die Formung eines an einem Strang ziehenden Teams, welches wiederum aus gut funktionierenden kleineren Teams (Einheiten) besteht.
Idealerweise basiert die Zusammenarbeit damit auf einem einheitlichen Wertesystem, das die Organisation dezentral antreibt und in dem die Führungskräfte weniger Top-Down-Manager sind, sondern fördernde Katalysatoren, die auf Augenhöhe und in gegenseitigem Vertrauen die jeweiligen Teams und die gemeinsame Idee unterstützen.
Im Führungsteam des IT-Unternehmens sind vor diesem Hintergrund die (Weiter-) Entwicklung der Unternehmenskultur, die Gestaltung der Zusammenarbeit sowie eine Neuausrichtung der Kommunikations- und Informationsflüsse als zentrale Handlungsfelder herausgearbeitet worden, die zügig angegangen bzw. vorangetrieben werden sollen.
Zentrales Ziel der mediativen Prozessgestaltung war es, den beabsichtigten Diskurs über die (Unternehmens-)Vision, über Werte und Ziele, über die Gestaltung der Zusammenarbeit sowie über Informations- und Kommunikationswege dergestalt zu begleiten, dass sich alle Mitarbeiter*innen mit ihren jeweiligen Interessen und Bedürfnissen sowohl im Prozess als auch im Ergebnis wiederfinden werden, und dass die damit einhergehende Kommunikation von Anfang zielorientiert verlaufen kann.
Übergeordnete Ziele:
Bei der Gestaltung der (Weiter-)Entwicklungsprozesse wurden folgende Ziele verfolgt:
- Weiterentwicklung zu einem Unternehmen, das für die Zukunft (noch) besser aufgestellt ist;
- alle Mitarbeiter*innen des Unternehmens auf diese Veränderungs-Reise mitzunehmen;
- potenzielle Konfliktfelder und Handlungsbedarfe herauszuarbeiten und zu analysieren;
- die Mitarbeiter*innen darin zu unterstützen, vorhandene Meinungsverschiedenheiten und Konflikte konstruktiv zu bearbeiten und gemeinsame Konfliktregelungen zu erreichen;
- ein gegenseitiges Verstehen und Verstanden-Werden zu ermöglichen, um so die vorhandenen Ressourcen und Kompetenzen aller Mitarbeiter*innen effektiv wie effizient nutzen zu können;
- Transparenz herzustellen über unterschiedliche Sichtweisen, über wahrgenommene Handlungsbedarfe, über gemeinsame Zielrichtungen sowie über geeignete Vorgehensweisen;
- Widerstände, Bedenken, Sorgen und Ängste der Mitarbeiter*innen frühzeitig zu erkennen, ernst zu nehmen und in konstruktive Bahnen zu lenken;
- die anstehenden Handlungs- und Themenfelder gut ineinander greifen zu lassen und gemeinsam optimale Lösungen zu entwickeln;
- Motivation und Vertrauen in den gemeinsamen Prozess zu fördern.
Inhaltlich wurden mit der mediativen Prozessgestaltung im Wesentlichen folgende Ziele verfolgt:
Basis legen:
- Werte: Erarbeiten eines gemeinschaftlich getragenen Wertesystems mit allen Mitarbeiter*innen;
- Vision und Leitbild: gemeinsam mit allen Beteiligten Schritt für Schritt zu entwickeln;
- Ziele: Herausarbeiten, Benennen, Abgleichen und Verbinden von Zielen – sowohl der individuellen persönlichen Ziele der einzelnen Mitarbeiter*innen wie auch team- und unternehmensbezogener Zielsetzungen; Entwickeln von gemeinsamen, von allen getragenen gemeinschaftlichen Zielsetzungen und Perspektiven für das Unternehmen.
Zusammenarbeit ausgestalten:
- Feedbackprozesse zielgerichtet zu entwickeln und zu implementieren;
- Motivation zu fördern und Eigenverantwortlichkeit zu stärken;
- offenes und kreatives Miteinander zu ermöglichen;
- Informationsfluss und Kommunikationswege: Wege und Abläufe zur Sicherstellung erforderlicher Transparenz zu kreieren, einzurichten und zu evaluieren;
- Mehrdimensionalität: Förderung der teaminternen, der teamübergreifenden sowie der organisationsübergreifenden Zusammenarbeit.
Perspektiven (weiter-) entwickeln:
- Führungs- und Karrieremodell(e) neu aufzusetzen;
- Führungskräfte (weiter) zu qualifizieren, Kompetenzen zu stärken und auszubauen;
- Balance zwischen Kreativität (Innovationsfreude) und Kontrolle (Budgetplanung) auszugestalten; Atmosphäre und Arbeitsumfeld zu gestalten und zu pflegen, um ein kreatives Arbeiten anzuregen und dauerhaft zu ermöglichen;
- Prozesse und Abläufe zu kreieren, welche die dauerhafte Verankerung und auch die Weiterentwicklung der Ziele unterstützen und sichern werden – unter Einbindung aller Mitarbeitenden („Homogenität im Mindset).
Erste Schritte und weiteres Vorgehen:
Die Gestaltung der (Weiter-)Entwicklungsprozesse diente dazu, die gemeinsame Arbeit der Führungskräfte sowie aller Mitarbeiter*innen von Beginn an in konstruktive Bahnen zu lenken und bereits begonnene Maßnahmen zu ergänzen und zu stärken.
Im Weiteren ging es darum, die Lösungsansätze immer mehr zu verdichten und zu konkretisieren und damit ihre Umsetzung in den Arbeitsalltag sicherzustellen.
Hintergrund unserer Arbeit war ein mediatives Vorgehen, welches – basierend auf dem, was den Beteiligten jeweils wichtig ist – die Sicherung des gegenseitigen Verstehens, die Begleitung beim Umgang mit den anstehenden Veränderungsprozessen, sowie die Entwicklung nachhaltig wirksamer Ergebnisse zum Ziel hatte.
Dafür bot unsere Prozessgestaltung einen Rahmen, der – geprägt von dem Leitgedanken „Flexibel in klaren Strukturen“ -, alle Beteiligten zu den vorher genannten Zielen führte.
Damit sich ein solcher Prozess insgesamt gut entwickeln kann und eine starke Basis erhält, ist es aus unserer Erfahrung von zentraler Bedeutung, alle Beteiligten und Betroffenen von Beginn an gut einzubinden und auf die gemeinsame Reise zur (Weiter-)Entwicklung der Unternehmenskultur und zum Gestalten der Zusammenarbeit mitzunehmen.
Vorgehen:
In der gemeinsamen Kulturkonferenz 1 wurde auf Basis der Ergebnisse der beiden Kick-Off-Veranstaltungen ein Arbeitsbündnis für die weitere Prozessgestaltung verabschiedet, um damit den Boden zu bereiten für die anschließende gemeinsame Reise zu einer von allen Mitarbeiter*innen getragenen Unternehmenskultur und Gestaltung der Zusammenarbeit.
An dieser Kulturkonferenz nahmen alle Führungskräfte sowie sämtliche Mitarbeiter*innen des IT-Unternehmens teil.
Um ein effektives und gleichzeitiges Arbeiten bei hoher Teilnehmerzahl im Rahmen der Kulturkonferenz zu ermöglichen, wurden hierbei – professionell durch uns Mediatoren begleitet – Methoden der Großgruppenarbeit eingesetzt, wie die rotierende Arbeit an verschiedenen Tischen (World Café).
Die Kulturkonferenz 1 bildete die Grundlage für ein zielgerichtetes Weiterarbeiten in den verschiedenen Workshops: team-intern und team-übergreifend, sowohl hinsichtlich der Struktur (Welche Workshops zu welchen Themen mit welcher personellen Besetzung bieten sich an?) als auch der inhaltlichen Arbeit (Welche Aspekte, Interessen und Kriterien sind zu beachten und sollten weiter ausgearbeitet werden?).
Das übergeordnete Ziel der Moderation dieser Workshops bestand darin, die Teilnehmenden dabei zu unterstützen, werteorientiert eine zukunftsfähige Vision und ein Leitbild für das Unternehmen zu entwickeln, dabei kurz-, mittel und langfristige Perspektiven einzubeziehen und jeweils passende Maßnahmen zu definieren.
Die jeweiligen Ergebnisse der einzelnen Workshops wurden in der zweiten Kulturkonferenz zusammengetragen, diskutiert und reflektiert, so dass an deren Ende sowohl ein Leitbild, als auch konkrete Maßnahmen hinsichtlich der Gestaltung der Zusammenarbeit verabschiedet werden konnte, welche von allen Mitarbeiter*innen getragen und gelebt werden konnten.
Zentrale Ziele und Inhalte der Kulturkonferenz 2 waren u.a.:
- Aufbereitung und Präsentation der Ergebnisse der einzelnen Workshops
- Abgleich mit den in der ersten Kulturkonferenz gesammelten Kriterien, Interessen und Bedürfnissen
- Erarbeitung eines gemeinsamen Unternehmensleitbildes und Wertesystems
- Entwicklung konkreter Maßnahmen zur Gestaltung der Zusammenarbeit
- Klärung des Umgangs mit möglichen Veränderungen
- Begleitung der Umsetzung der gemeinsamen Ergebnisse.